Durante las revisiones de los flujos, escenarios y responsabilidades de varias empresas que participan en el traslado de mercancías, ya sea como cliente, proveedor, transportista o intermediario, se han encontrado algunos puntos relevantes en cuanto a la implementación y uso del Complemento de Carta Porte que a continuación se plantean:

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• El reto en la gestión de los datos requeridos para el Complemento Carta Porte. Dichos datos se encuentran dispersos en diferentes áreas, sistemas y hasta en diferentes empresas, por lo cual la colaboración para obtenerlos es indispensable.
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• Actualmente las prácticas para la entrega de la información se basan en comunicaciones de reportes impresos, instrucciones verbales, en algunas ocasiones se mandan en formatos electrónicos, pero en todos los escenarios es información que tiene carencia de datos necesarios para el correcto llenado del Complemento de Carta Porte, por lo cual, se requieren ajustes en el proceso e inclusive en los sistemas que generan la información que se entrega al transportista.

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• Los sistemas de generación de facturas electrónicas tienen la capacidad actualmente de generar un Complemento de Carta Porte a partir de la captura de la información, lo cual es un proceso muy laborioso y que puede generar retrasos en las salidas de la mercancía. Lo ideal es tener soluciones que permitan el uso de catálogos y el pre-llenado de la información con base en algoritmos.
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• Se ha planteado incluso poder resolver el problema asignando recursos humanos que realicen la captura manual de los documentos a partir de reportes o imágenes, sin embargo, esto generará una cantidad importante de tiempo y de posibles errores en el proceso.
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• Revisión superficial de los escenarios, en muchas empresas se tiene la creencia de que el problema le corresponde a “alguien más” y que no se tiene ningún escenario donde se requieran ajustes en procesos, entrega de información o inclusive generación de documentos con el Complemento de Carta Porte, lo cual en muchos casos no es correcto, en varias compañías, cuando revisamos los diversos escenarios de entrada/salida de mercancía, herramentales, maquinaria, insumos, desperdicios, muestras, entre otros; los contribuyentes se percatan que es algo importante a tomar en cuenta y, en algunos casos, deben hacer ajustes.

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• Se ha detectado que hace falta revisar a fondo los campos que se requieren en la conformación de un CFDI con Complemento Carta Porte, con el objetivo de entender qué requiere nuestro proveedor de transporte o logístico para crear el documento o, inclusive, qué necesitamos nosotros para crear un documento de traslado con Complemento de Carta Porte. Se debe tener la conciencia de que, para generar el documento, se requiere el apoyo de los participantes en la operación.
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• Existen retos tecnológicos para entregar y recibir información suficiente, íntegra y adecuada, de preferencia de forma electrónica, con el fin de pre-llenar la mayor cantidad de campos posibles y reducir al máximo la captura de información. Lo ideal es contar con soluciones que permitan el envío/recepción de esta información en diferentes formatos (es potestad del cliente definirlo normalmente), por diferentes canales de comunicación (portales web, Servicios Web, Correo electrónico, SFTP, VAN, entre otros).
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• Existen diversas fuentes de información que se pueden utilizar hoy en día para agilizar la creación de un CFDI con Complemento de Carta Porte, dependiendo de la industria. Hay archivos en formato EDI (Avisos anticipados de embarque, Órdenes de compra, Releases, Calendario de entregas, etc.), hay CFDI de facturas y de traslado, hay reportes de embarque provenientes del ERP (Bill Of Lading, Albaran, Shipper). En conclusión, existen diversas fuentes que pueden ser aprovechadas para pre-llenar un Complemento de Carta de Porte.

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• Se deben revisar los cambios en las reglas que está llevando a cabo el SAT, para estar alineados con los mismos y asegurar el cumplimiento dentro de nuestra organización para evitar cualquier impacto no deseado, ya sea operacional o fiscal.

Las más recientes modificaciones apuntan a una generalización del uso del complemento en todos los traslados de mercancía en territorio nacional, con el objetivo de reducir el robo y el contrabando.

La recomendación a todos los lectores es revisar sus escenarios, comparar con los lineamientos de la regla, consultar las preguntas frecuentes y definir de manera explícita qué le toca hacer a cada empresa, sea usuario de servicios de transporte, transportista u operador logístico. Al hacerlo, podrán percatarse que en muchas ocasiones se tiene que entregar información, en otras se deben validar las facturas del proveedor del servicio, inclusive en algunos casos, les corresponderá hacer el documento de traslado con Complemento de Carta Porte.

Si no se ha realizado, se debe hacer a la brevedad y aclarar todas las dudas. El riesgo de que sea detenida una mercancía es real, si no se cumplen los lineamientos. Todos debemos hacer nuestra parte para asegurar la operación del traslado de mercancías.

Dejemos atrás el “no me toca” y busquemos mejor el “qué parte me toca hacer”, seguro algo nos toca.

Mtro. Jesús Pastrán

Director General ATEB Servicios.