La habilidad para almacenar y compartir información confiable, completa y actualizada entre todos los actores clave del sector salud, es un componente crítico y fundacional para la transición hacia un sistema electrónico de salud en este país.

El organismo regulador en la materia The National E-Health Transition Authority (NEHTA), ha trabajado con GS1 Australia para integrar a los proveedores de productos del sector salud al uso de estándares globales para compartir información y precios de sus productos a todos los compradores, incluyendo gobierno y sector privado.

Dentro de las categorías consideradas en el catálogo, se encuentran medicamentos, dispositivos médicos (prótesis ortopédicas, dispositivos de implantes, productos dentales, equipo, etc.) y consumibles médicos. El catálogo nacional de productos National Product Catalogue (NPC) permite el intercambio de información maestra sobre cualquier artículo de forma segura, pudiendo comunicar todos los identificadores del producto, tales como sus descripciones, unidades de medida, contenido de los empaques, clasificaciones necesarias o regulaciones de la autoridad, así como requerimientos particulares de cada una de las industrias consideradas. La base de este catálogo es el código de barras GS1 GTIN (Global Trade Item Number).

NEHTA manifiesta que la implementación completa del catálogo nacional de productos puede ayudar a obtener ahorros en el sector público de salud por arriba de los 200 millones de dólares australianos al año (Deloitte, 2004), a través del aseguramiento de datos confiables válidos y actualizados, así como la mejora de las comunicaciones y operaciones de toda la cadena suministro.

La misma autoridad ha desarrollado una solución para pedidos electrónicos (eProcurment), basada en el formato de los mensajes estandarizados por GS1.

A julio del 2012 más de 380 organizaciones del sector salud se encontraban participando de forma específica en el catálogo nacional de productos. Algunas empresas representativas de la cadena del sector salud, tales como Terumo, Aboott, ArjoHunteleigh y Cook Medical, han experimentado los beneficios que el catálogo nacional de productos les ha dado tanto al nivel de la cadena de suministro como en los procesos de pedido en Australia.

Algunos de los puntos clave que comentan las empresas participantes de esta iniciativa respecto a la implementación son:

Abbott Australia: empresa transnacional proveedora principalmente de productos farmacéuticos, decidió adoptar el catálogo nacional de productos al reconocerlo como el proceso fundacional para todas las transacciones de negocio del futuro. Empezó el proyecto en abril del 2007 y logró publicar datos un par de meses después. Actualmente ha publicado alrededor de 4,000 productos a través de sus diferentes divisiones: medicamentos, productos nutricionales, dispositivos médicos, entre otros.

Los principales beneficios se encuentran en el proceso de mantenimiento de los datos de productos, el cual puede compartirse al nivel local y con la oficina global mientras se prepara la carga de datos en la red de sincronización de GS1 (GDSN), también se refleja en la reducción del tiempo para la preparación del desarrollo de muestras, considerando que ahora todos pueden referirse a una sola fuente de datos y la empresa ya puede enviar la misma información, a través de múltiples formatos, a sus diferentes socios comerciales directamente por el catálogo nacional de productos.

ArjoHuntleigh: empresa global encargada de desarrollar productos y servicios que ayudan al personal del sector salud a hacer más fácil la movilidad. La incorporación de estándares en sus procesos arrancó como una necesidad para participar en una licitación en la cual el NPC era requerido. El proceso fue relativamente rápido, sin embargo, se tuvo que realizar una capacitación intensiva de tres días a diferentes miembros de la organización. Una vez hecho esto, se requirió de un total de tres meses para limpiar, cargar y publicar toda la información necesaria para la licitación, así como para todos los procesos que vendrían en el futuro. Actualmente la empresa tiene la mayoría de sus productos en el catálogo. Dentro de los beneficios que la empresa ha obtenido se encuentran el contar con un proceso ya establecido para cualquier licitación que requiera el uso del catálogo, teniendo el 90% de sus datos dentro de este repositorio (el 10% restante es información suplementaria, más específica, provista por vías distintas). Por otro lado, el contar con datos almacenados de forma segura y coherente dentro del catálogo, le ha permitido apoyar a todo el personal de la organización involucrada en los procesos de contratación, precios y elaboración de fichas técnicas para acceder a los datos almacenados, haciendo un proceso más eficiente para los propios clientes.

En el futuro, el factor clave será un proceso constante de mantenimiento, dentro del cual existe un equipo funcional responsable para cada uno de los tipos de procesos a los cuales haga referencia la información de cada producto, con el fin de extender el uso del sistema a otras áreas de la organización (comercial, logística, control de inventarios, etc.).

Cook Medical: empresa global de desarrollo y manufactura de productos para medicina crítica, cirugía general, procedimientos de diagnóstico e intervención, reemplazo de tejidos con bioingeniería, gastroenterología, entre otros. Al igual que otras empresas como consecuencia de la mandatoriedad para las licitaciones públicas, adoptaron el catálogo nacional de productos, este proceso de implementación duró ocho meses aproximadamente, el cual arrancó con la habilitación del personal involucrado. Con ello lograron tener alrededor de 6,000 artículos dentro del catálogo disponibles para 11 de los principales clientes, trabajando muy de la mano con NEHTA. Al cumplir con este requisito han podido anticiparse a la integración de procesos de compras electrónicas con alrededor de 400 hospitales permitiéndoles integrar información de un producto y haciéndola accesible a todas las áreas involucradas, reduciendo el tiempo de contacto con los clientes y agregando valor a las actividades del personal que anteriormente estaba involucrado en la gestión de datos maestros.

Terumo: empresa con sede en Tokio, fabrica y distribuye un rango de productos quirúrgicos. El establecimiento de un plan para la implementación del catálogo nacional de productos, consideró cuatro fases fundamentales:

1. Análisis: dentro de esta fase se respondió una serie de preguntas fundacionales, tales como procesos nuevos a implementar, sitios en donde se alojan actualmente la información de productos, qué tanto cambian los precios y datos maestros, y principalmente un análisis de las brechas existentes. Estas se centraron principalmente, en saber dónde se alojaría todo el cese de datos internamente, qué tan frecuente tendría que ser la carga de los mismos y quiénes tendrían que estar involucrados en el proceso.

2. Investigación: análisis de los procesos actuales, recursos necesarios, equipo involucrado y otros elementos identificados en el análisis de brechas.

3. Preparación de los datos: definición del proceso de limpieza, procesos de revisión, política de mantenimiento y análisis de los procesos actuales.

4. Implementación: carga de datos al catálogo nacional de productos GS1 y puesta en marcha de todo el proceso de mantenimiento (GS1, 2012, 2).

Fuentes de interés

• Alatorre, A. (16 de enero de 2013). Apuestan en Salud a unificar servicios. Reforma, pág. 3.
• GS1 (2012). GS1 Annual Report 2011 – 2012. Brussels: GS1. Obtenido dewww.gs1.org/services/publications/online
• GS1 (2012). GS1 Healthcare Reference Book 2012/2013. Bruselas: GS1
• OCDE (2012). Getting it right: una agenda estratégica para las reformas en México. Ciudad de México: OCDE. Obtenido dewww.oecd.org/centrodemexico/Getting%20It%20Right%20EBOOK.pdf

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Si su organización está interesada en participar en algún piloto o implementación en el Sector Salud no dude en contactar a Carlos Ramos, Gerente de Investigación e Innovación en GS1 México (cramos@gs1mexico.org).