Para que una transacción de compra-venta sea fluida es necesario intercambiar información de los productos y servicios constantemente. Hablamos de datos tan imprescindibles como los precios, las medidas, el color o las fechas de caducidad. En principio compartir esta información no parece una tarea demasiado compleja, pero ¿qué ocurre cuándo las operaciones comerciales se multiplican?

Por Francisco Javier Romero Morato, Pre-Sales Engineer de EDICOM México

El correo electrónico, el teléfono o la comunicación presencial son vías totalmente ineficaces para las medianas y las grandes empresas. En esos casos recurrir a la tecnología resulta fundamental para actuar con rapidez y evitar errores en la información. A esa necesidad dan respuesta los denominados Data Pool o catálogos electrónicos autorizados para operar en la Red Global GDSN (Global Data Synchronization Network) desarrollada por GS1.

A través de estos Data Pool GDSN, los proveedores, distribuidores y, en general, todos los “partners” que integran la cadena de abastecimiento sincronizan en sus sistemas la información actualizada de los productos. Esto permite conocer en tiempo real los datos más relevantes de cada artículo, de modo que cualquier modificación queda registrada. Así se evitan errores en el proceso de intercambio de información y se optimiza la gestión comercial y logística que atañe a la cadena de abastecimiento.

La red GDSN es muy útil además para el comercio electrónico, ya que permite a los comerciantes extraer la información actualizada de los productos y mostrarla automáticamente en la tienda online. En algunas regiones, como la Unión Europea, este proceso ya es obligatorio para determinados alimentos, puesto que la información nutricional previene posibles alergias y problemas de obesidad. Pero más allá de eso, la transparencia en el comercio online es clave para ganar la credibilidad de los clientes.

Actualmente, la red GDSN se encuentra en proceso de actualización a una versión que incorpora más de 1,500 modificaciones. El objetivo es ordenar la información de una forma más flexible, de modo que pueda adaptarse con facilidad a las necesidades y peculiaridades de cada sector. Entre otros aspectos, GDSN Major Release 3 incorpora 1,000 nuevos códigos de valores, 300 atributos y más de 250 validaciones.

1. ¿Cuáles son las ventajas de la nueva versión?

- Los nuevos atributos permiten enriquecer los datos de producto que se intercambian, incluyendo por ejemplo información adicional sobre ingredientes o alérgenos. Esto resulta especialmente útil para cumplir con algunas regulaciones alimentarias como las que en materia de protección alimentaria del consumidor se desarrollan en Europa o Estados Unidos.

- Las modificaciones que se han realizado mejoran la calidad de los datos que se comparten y, por tanto, aumentan la confianza sobre la precisión de la información.

- Esta versión agiliza el tiempo de implementación del estándar, que pasa de dos años a unas pocas semanas.

- GDSN Major Release 3 se adapta mejor a los requisitos normativos. No nos referimos únicamente a los que ya existen actualmente, sino que esta versión permite realizar actualizaciones más rápidas, lo que simplifica futuras implementaciones.

La nueva versión del estándar de GS1, GDSN Major Release 3, entrará en vigor de forma definitiva a partir del 6 de mayo de 2016, aunque el catálogo electrónico EDICOMData ya está adaptado. De hecho, fue la primera solución en obtener la certificación, tras superar las pruebas requeridas durante el pasado mes de marzo.

2. ¿Cómo funciona la red GDSN?

La propuesta de GS1 basa su funcionamiento en el intercambio y sincronización de información estructurada en formato XML, entre los Catálogos GDSN certificados.

La red GDSN (Global Data Synchronization Network) habilita reglas y procesos de intercambio de la información residente en los Data Pool interconectados en todo el mundo. De esta forma, la información de un producto residente en un catálogo, es compartida con toda la red.

Componentes de la red:

- GPC (Global Product Classification)
Clasificación mundial de productos que uniforma bajo unos mismos criterios la información de los productos.

- Catálogo electrónico de datos (Data Pool)
Repositorios de la información estructurada de los productos conectados a las redes de sincronización de datos para compartir información con cualquier partner comercial.

- Global Registry GS1
Registro mundial de todas las referencias de los productos que son publicados en la red GDSN a través de los diferentes Data Pools homologados.

3. ¿Qué necesito para implantar un sistema de sincronización de datos de producto con mis partners?

Capacidad de generación de datos en el Estándar GDSN. Es necesario ser capaz de transformar los datos del Product Master System al estándar XML que utiliza la mensajería que emplea la red GDSN para el intercambio de información. Existen soluciones en el mercado servidas en modo ASP-SaaS, que permiten que este proceso sea sencillo y transparente, sin necesidad de traumáticos desarrollos internos. Esto es posible a través de herramientas de mapping, con la capacidad para la traducción y construcción de ficheros adaptados al esquema GDSN, a partir de cualquier otro estándar utilizado por el ERP del proveedor o distribuidor.

Conectividad con la red GDSN. Es necesario utilizar los servicios de un Data Pool homologado por GS1 para operar e interconectar con los otros Data Pool que por todo el mundo están conectados en la red. El Data Pool posibilita la carga de la información de datos de producto en el Global Registry, así como el intercambio de mensajería entre los partners que soliciten suscribirse a la información de mis productos.

Como hemos comentado, se trata de una iniciativa en avance en todo el mundo, impulsada tanto desde el sector privado como desde los estamentos públicos, enclavados dentro de las estrategias de eProcurement de algunas administraciones, como por ejemplo sucede en el caso del Servicio Nacional de Salud de Reino Unido. Retail, Salud, automoción, etc. cualquier sector es susceptible de adaptarse a este sistema y beneficiarse del intercambio de información clave de los productos, actualizada en tiempo real, sin errores y sin barreras idiomáticas o culturales.

Si quieres saber más sobre la red GDSN Major Release 3, visita las siguientes fuentes:
gs1.org/gdsn
edicomgroup.com
edicomgroup.com/es_ES/solutions/edicom_data.html